Andy提出辭呈了！Andy來公司5年多了，這段時間以來，從一個尖銳的社會新鮮人，逐漸的被雕琢，原本的銳氣變得成熟穩重，思考也變得更周延。而且，在最近一次的考核，單位主管給了Andy最高分，甚至推薦把他升為小主管；人資部正在作業，準備在考核結束之後提報給總經理，怎麼就要離職了呢？
而且，離職的原因寫的也怪怪的，說是離家太遠，天天舟車往返很疲累；但問題是這幾年來公司和他都沒搬家，怎麼公司和他家之間突然間就變遠了？這當中一定有甚麼問題，應該要和他仔細談談。但要怎麼談呢？
人才好不容易找進公司，沒想到工作一段時間之後，居然要離職，而且有些員工沒有甚麼徵兆，因此許多公司都會想要進行離職面談，了解員工離職的原因。
根據某刊物調查，有將近六成的員工離職時，不會對公司說實話，提出的離職原因大多是：個人生涯規劃、家庭因素、要進修唸書、身體需要調養，還有上面說的離家太遠等理由。
撇開真的如上訴的原因不說，大部分員工說不出口或不想說的原因其實是：薪水太低、和主管不合、人際互動太差、不看好產業(公司)前景等，有些是公司可以(應該)調整的，但有些是無法改變的。
這些真正的原因，要怎麼樣才能問出來呢？要像早年警察詢問犯人一樣，關在陰暗的小房間裡，開著一盞昏暗的燈逼問？還是要開門見山的直接問？或是要循循善誘？
在探討怎麼進行面談之前，要先確認離職面談的目的；一般來說，進行離職面談的目的可歸納如下：
。慰留員工。當離職員工是公司培養或重視的員工時，有些公司會利用離職面談試著慰留員工。
。了解員工離職的真正原因。表面原因對公司、留下來的員工沒有幫助，無法解決公司的問題；就像前面所說，真正離職的原因和員工說出來的原因差很多。
。確保離職流程的順利執行。面談時，還會讓員工了解公司的離職程序，讓員工知道他最後該有義務與義務，通常這部分會由人資部進行。
。蒐集改善建議。員工離職總有些因素是組織造成的，因此離職面談最終的目的就是要改善公司的問題；透過談話的過程，讓離職員工說出對公司的觀點及建議，然後針對這些原因改進，防止更多員工流失。
離職面談時應該注意以下幾點：
1.甚麼時候談？愈早談愈好，尤其如果公司想要留人；特別是對草率說出或對離職猶豫不決的員工，早早溝通，愈容易留住人。即使確定留不住人，早早談定，一方面安排工作交接，另一方面趕快找遞補人選。
2.準備哪些資料？面談前應先準備好員工的基本資料、考核記錄、關鍵事例、離職申請單、離職面談問題清單及記錄表等；另外，員工提出離職時，主管通常也會進行初次的面談，因此面談前也應先取得談話的內容。有充足的準備資料，才能使面談順利。請注意，這些資料是讓你更清楚知道你所要談的對象，並不是拿來質詢對方。
當然啦！也要先問問離職員工的主管，希望在面談中得到什麼資訊，是否希望面談的人協助慰留。千萬不要自做主張，幫主管決定，也許主管正希望他自己提出辭呈，結果你的慰留反而造成單位主管的困擾。
3.哪些場所比較適合？最好在安靜、不受干擾的環境中進行，在適當的引導及談話氣氛之下，員工比較願意說出真正的原因，也願意多談些對公司的建議。
4.什麼人適合面談？直屬主管未必是最好的離職面談者，雖說主管與部屬朝夕相處彼此熟悉，但要認真的來談離職原因，有時反到談不出個所以然來；而且，可能正是因為主管的因素，造成員工離職。因此，通常HR人員會是比較恰當的對象，但這些人必須接受面談的訓練，利用適當的談話技巧，透過個人的應變及觀察能力，也能避免在談話時針鋒相對。
千萬別小看這件事，讓太年輕或經驗不夠的人去談，可能會造成反效果；就像在「型男飛行日記(Up in the Air)」裡那位社會新鮮人，以為自己看過幾場離職面談之後就可以獨當一面，卻不知這當中會遇到的狀況遠超乎她所想像的，因此不得不謹慎。即使面談的目的不在留人，也能夠適度的解答員工心中的疑慮；就算員工未必能滿意，但至少不要讓他充滿怨恨的離開。
5.應該談哪些問題？離職面談時應該盡力做到以下幾項：
(1)了解員工離職的真正原因及導致離職的因素或事件
(2)蒐集員工對公司目前的管理制度、流程之看法
(3)請員工提供對企業需改進的建議
(4)對該職務後續工作發展的建議或注意事項
(5)回答員工所關注的問題
(6)對員工個人生涯(職涯)規劃提供諮詢及建議(如有必要)
面談時應先從輕鬆的話題開始，同時多以開放性的問題為主；和招募面談及績效面談時一樣，面談過程中要多聽、少說。
以我過去面談的經驗來說，由於和絕大部分的同仁都很熟悉，所以我都是直接開門見山的直接要他說出真正的原因。不過這樣的操作要小心，若你和對方不熟，或是不了解彼此的風格，這樣是談不出結果的，甚至變成口舌之爭。
6.談完之後該做些甚麼？離職面談的目的是要透過離職員工，了解公司或部門目前的問題，並根據這些原因提供改善的建議，以避免同樣的問題再度發生而造成員工流失；因此離職面談絕對不是談完就算了。
過去曾有主管告訴我說：離職面談得到的訊息是落後指標，何必談呢？我的想法是，即使訊息是落後的，但亡羊補牢時未晚矣；組織的問題並不會因為一個人的離開就消失，員工離職的因素應該是可以歸納的，因此將這些訊息整理歸納出來，針對造成員工離職的主要因素進行調整，應當可以減少離職的發生。
找到不對的人進公司，對組織是一種傷害，而找到對的人近來卻又在短時間之內離開，對組織的傷害更大；這會對組織造成一種劣幣驅逐良幣的想法，而這樣的訊息會在組織中流傳，員工離職的情形將會更嚴重。
我過去曾在某家軟體公司上班，組織裡就不斷的流傳類似的訊息，而我也很清楚的知道造成離職的原因在哪裡，但身為HR主管的我卻無力改變，所以不斷的有員工因為相同的原因離職。十年過去了，當時的問題依然存在，但不同的是，公司的市場地位已遠不如當年，原本遙遙領先同業的地位，如今卻是被同業遠遠的甩在後面。
與其抱怨離職員工無情無義，不如先檢討造成員工離職的因素，並且認真的處理那些問題，對組織的未來，以及留下來的員工才是福。
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