前幾天看到某媒體刊登了一篇談資歷查核的文章，激發了我寫這篇文章的動力。
為什麼要做資歷查核？先說個故事。某A公司花了很大的力氣找來一位M先生面談，這人有一個漂亮的履歷(perfect resume)，名校畢業，工作資歷很優，曾經在S公司(某T集團下的子公司)擔任要職，面談時的表現也很棒，每個面試官都對他印象深刻，但是總覺得有甚麼地方怪怪的，某些地方總是交代得不夠清楚。
但是基於人才難尋，又擔心被其他公司搶走，於是A公司很快的就發出offer letter，並邀請M擔任主管職務。在M到職幾天之後，總經理遇到某位朋友J先生，談話中發現和新主管都來自同一家公司，趁機就自我吹捧了一番。由於同時期都在那家公司工作，而且在短時間內先後加入，算是“同梯”的，還擔任過要職，應該要認得的，但J先生怎麼就想不起這號人物。
由於J的老長官還在S公司服務，於是向老長官打聽這位M先生。沒想到連老長官也不認識這位M，於是請人資部查一查，人資部查詢後回報，系統裡根本沒有這位M先生，也沒有類似背景或稱呼的人加入。於是J委婉的告訴總經理，可能M改過名字，所以不認識也找不到這號人物。
總經理發覺不對勁，就要求人資部打電話到M過去曾工作過的公司一一查證，才發現履歷上所寫的資歷不是捏造、就是時間不對。總經理當場打電話，要求M到辦公室說明查證結果與履歷不符的原因。M自知東窗事發，於是收拾物品，就悄悄的溜了。
故事說完！這是真實的事件，我改了一些，再加上其他公司發生的案例綜合一下。聽起來很戲劇，但真實世界中的確都在發生。倘若在M報到前就做了資歷查核，這個故事就不會發生，但也因為這個案例，讓A公司在面談時更仔細的去做查核。
資歷查核(Reference Check)，也有人叫他背景調查或徵信調查，不過我習慣叫他"資歷查核"。這是進入到招募程序後期，企業對候選人(Candidates/Applicants)所進行的程序，大多是針對極有機會入選的候選人所進行的查證。
資歷查核的目的是透過這樣的查證，確認他在履歷表中及面談時所描述的事、所說的話是否真實，同時確認他是否曾在那家公司工作過。但有許多的企業，大多只做到向人資部查證是否曾有這位員工，以及年資、職稱是否正確。
若僅做到這些，其實作用不大，甚至有些公司是在人員報到之後才進行查證。這時候做查證的意義更小；不過在這時候發現人選有問題，至少還可以在短時間內把人處理掉，不要等道出問題了再來檢討，就來不及了。但若能在人員報到前就進行資歷查核，則根本就沒有處理的問題。
接下來分幾個面向來談資歷查核：
1.哪些職位需要查核
一般來說，會根據職位的重要性來做區分，越重要或職位越高的越需要做查核，甚至要求一個以上的資歷查核。例如：財會人員、研發人員、中高階主管就有必要，但對作業員做資歷查核意義就不甚大。我過去的公司是所有財會人員都需要有一個資歷查核，而高階主管(協理、副總)則被要求三個資歷查核，這部分要根據公司的需求來調整。
2.資歷查核的時間
這要分二個方向來談，一是要在甚麼時候查核候選人，另一個是何時打電話給徵詢對象。先說甚麼時間來查核？既然要做資歷查核，就應該在新人報到前完成這個程序，才可以避免前面所說的問題。
其次，什麼時間去徵詢比較適合？由於徵詢的對象多為主管，上班時間不是在開會，即使可以談話，往往也是經常被打斷。根據個人經驗，上班前30分鐘會是比較適當的時間；通常是對方已經到公司，而正準備開始一天的工作，可以教不受干擾的慢慢談。至少還可以和他約比較適當的時間，也可以讓他有時間整理一下思緒。
3.應該向誰徵詢
常被徵詢的對象：
過去的主管、同事
現任的主管、同事
人資部
合作廠商
老師
在面談時，我們會告知候選人，我們將會進行資歷查核，請他提供徵詢對象；除此之外，我們自己也會打聽哪些人更適合去徵詢，或是在徵詢時請對方推薦其他人選。掌握幾個原則：時間、位階、關係越近，徵詢結果越好、越真實。所以，現任主管比上一任主管好，主管比同仁好、同仁比廠商好。
此外，人資部並不是最好的徵詢對象，人資部僅能就年資、單位、職稱、薪資的部分進行確認，至於工作表現、人際關係的部分，人資部都無法回答，因此幫助不大；甚至某些公司的人資部會要求你先提供手中的資訊，同時只針對這部分回答，而且只回答是不是、對不對，如：到職日、職稱等，其他的一律不談(其實也無法談)。
4.徵詢時該哪些問題
常問的問題：
和候選人的關係
合作(共事)期間
離職原因
與同仁之間的互動
工作中的優良事蹟
印象最深刻的事
有沒有其他足以證明候選人能力的徵詢對象
若有機會，是否願意再成為同事
最後二個問題常有同事討論，必要性在哪裡？首先，候選人所推薦的徵詢對象，不一定是最適合的人(如第3點所說)，或是談話中多有保留，因此可以直接請他推薦其他人選，或是自己再去搜尋其他適當的人選，多方蒐集資訊。
第二個問題是，倘若這位員工真如他們口中所說的這麼優秀，若有機會理當會再爭取成為同事。因此，當這個問題問出來的時候，對方的反應是立即且正面的，通常都是真的，應該不會有太大問題。也曾經遇過有人當場說不會，但是對方清楚的表明他的理由；一則是工作領域已經轉變，二則已轉往國外發展，除非我們的候選人也作同樣的轉換，否則難有機會再配合。至於是否接受這種說法，每個人判斷不同，這邊就不多說明。
5.注意事項
應該由面試官負責徵詢，至少也要是在面試的現場中，他知道候選人在面談中所說過的話、態度、表情、反應，不要丟給完全沒談過話的人。
一開始就應該向徵詢對象說明來意，同時表示這個談話是保密的。(若他自己願意告訴候選人談話內容，則與我們無關；常常有候選人跑來告訴我，徵詢對象告訴他和我之間的對話)
介紹自己及公司，同時說明候選人應徵的職務及工作內容，一則讓徵詢對象知道候選人所要擔任的工作，也可以讓對方幫我們評估一下候選人的適任程度，但最後的決定權依然在我們的手中。過去曾經依據對方的建議調整了候選人的工作職掌，果真有很好的表現。
若要向現任主管和同事徵詢時要注意，若沒有得到候選人的同意，請不要魯莽的就跑去徵詢。因為候選人可能尚未提出辭呈，這樣的徵詢反而讓他待不下去。
如同面談時一樣，徵詢過程中請讓對方多說，另針對想多了解或是不順暢(不對勁)的地方再多問問。
談話中對方有不經意的停頓、陷入長考或支吾的地方，要特別注意，一定要追問下去或是更深入的探究。
有人會擔心，徵詢對象都是候選人推薦的，他們一定會套招，只會說好話。事實上不用太擔心，一方面是有些人自我感覺良好，殊不知其他人對他的評價不若自己的想像；其次，我們徵詢的對象不會只有一個，而且不要相信只會說場面話的人，所以都還會再增加徵詢對象。再者，對方也不會知道我們會問甚麼問題，如何準備？還有，前面說過我們自己也可以去搜尋其他的徵詢對象，例如網路的搜尋，往往會有令人意想不到的結果。
倘若所有的人都被他打點過了，也都猜中我們想問甚麼問題，我只能說：我輸了。但截至目前為止，我還沒遇到過。
最後提醒各位，人才難尋，但千萬不要隨便看到一個就認定這個就是人選，或是太快就下決定，多方的評量、徵詢是有價值的，而且好的人才是值得我們等待的，以上提供大家參考。
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