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非職權的影響力

 

橫向管理高爾夫(製造業版)的第一個案例是這樣描述的：總經理李大為指派你負責籌組一個跨部門的專案小組，要你在一個月內，針對「訂單處理流程」提出改善的對策。他非常重視這個專案，除了向各部門發出書面文件通知外，他還特別找你談話，提出兩點的期望：

• 在不增加成本下，訂單處理週期能從84小時，縮短到72小時以內。
• 每一訂單的處理成本，要控制在3.5美元以下。

接下來，你最好先做甚麼事？

 

這是在企業中很典型的場景，上司交代你成立一個小組完成某項任務。在組織橫向協作的過程中，常常會有人擔心去和其他部門協商的時候，因為自己不是主管或是頭銜不太高，對方不太願意配合或是無法取得支持；於是在向其他部門溝通前，總想著向上司爭取一些資源、權限，他們認為這樣在協商時比較有底氣。

因此，我們建議在向上司開口要資源前，應該先將團隊建立起來，而且既然上司已經發了郵件給各部門，並告知由你擔任專案負責人，各部門主管應該已經知道這件事，即使忘了信件的內容，經由你的提示也應該會想起。經過溝通成立團隊後，就帶領團隊成員擬訂初步的計畫，之後帶著計劃去和上司討論並取得上司的認同，這樣才有機會爭取到更多的資源、權限，否則兩手空空的去找上司，恐怕得到的不是資源而是責難。

有些人去協商的時候，喜歡拿著頭銜或是打著上司的名號，他們想的是「不看僧面看佛面」、「打狗也要看主人」，即使不賣我面子也要賣我上司或這個頭銜的面子，但是，當頭銜沒有了、靠山也跑了，就沒辦法處理事情嗎？倘若真的如此，這個就只是個人治的組織，遲早也是會出問題的。因此，在組織裡建立個人的非職權的影響力，就顯得非常重要。

個人認為，非職權的影響力，包括以下幾個：

1. Reputation (名聲)：過往的名聲、經驗，對於我們在橫向溝通時有著很大的影響，這包括：工作的態度、承諾是否實現、提供的協助、成功的經驗等；另外，過去總是頤指氣使、或是常常拿著頭銜、上司去壓別人，迫使其他部門配合，這樣的名聲或形象對於新專案的合作，都會產生影響。
2. Relationship (關係)：俗話說：「有關係好辦事」，關係、交情在橫向協作中扮演加分的作用。事實上，在公司裡各部門都應該是按著本分、制度做事，但在專案執行的過程中，總會有一些突發狀況與公司的規定不符，若是按規定辦理，專案就完成不了，但坦白說，各部門負責的人總有一些其他合法的手段可以處理，這時候若是雙方有些交情，對方會比較願意幫忙找出其他的解決方案。
3. Communication Skill (溝通技巧)：在橫向協作中，溝通扮演著主要的功能，而與人溝通的時候除了換位思考之外，需要掌握的技巧也比較多。這時可以採用POST的原則：
    P：People。簡單說就是對象，對方的階級相對你來說是高或是低？是不是同部門？他的性格屬於哪一種類型？遇到問題的態度？溝通的風格、人格特質屬於甚麼類型？
   Ｏ：Objective。對話的目的是甚麼？是為了協商、交流、說服？
   Ｓ：Strategy。當對象及目的確定了，接下來的策略就顯得重要了，是要以退為進？還是要小心謹慎、步步為營？或是積極爭取？是否要讓步？讓步的底線？切入的角度是從利益出發、還是要分析可行性？
   Ｔ：Tactics。包括談話的時間、地點、人數的安排、現場的布置/氛圍、讓步的節奏、手上的資料等。
4. Domain Knowledge (專業知識)：包括職務的知識以及產業的知識，適當的分享專業知識，不但可以建立個人專業的形象，還可以增強他們與你合作的動機，並確保大家可以看到你的貢獻。

跨部門協作最大的目的標就是完成任務，因此過程中我們致力於促進合作、創造雙贏，讓彼此為著達成目標而共同努力，指即使沒有正式職權，透過上面的幾個原則，依然可以影響他們做決定。

本文刊登於 管理高爾夫訓練中心 第746期電子報